Inventarierea anuala

In vederea inchiderii exercitiului financiar 2019, va supunem atentiei obligativitatea legala privind efectuarea inventarierii datoriilor, creantelor si capitalurilor proprii ale societatii la 31.12.2019.

Pe langa caracterul obligatoriu al activitatii de inventariere, asa cum este statutat de Legea 82/1991, art.7, alin(1), privind Legea contabilitatii, operatiunea este de importanta majora din punct de vedere al stabilirii si punerii de acord a existentei in fapt a elementelor patrimoniale ale societatii cu evidentele contabile.

Inventarierea se efectueaza ori de cate ori este necesar, dar obligatoriu cel putin o data pe an la inchiderea exercitiului financiar, de regula ca data de referinta 31 decembrie, cu exceptia celor care au exercitiul financiar diferit de anul calendaristic.

Sanctiuni: nerespectarea prevederilor privind efectuarea inventarierii constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 400,00 lei la 5.000,00 lei. (art.41.alin.2, lit d) coroborat cu art.42, alin 1 din Legea 82/1991).

Raspundere: Administratorul societatii raspunde pentru buna organizare si efectuare a inventarierii anuale asa cum este prevazut si in actul constitutiv si Legea 31/1990, privind societatile comerciale.

Principalele activitati in organizarea si efectuarea inventarierii anuale:

1.     Aprobarea Procedurii privind  inventarierea si  emiterea deciziei  de inventariere anuala

-         Administratorul societatii elaboreaza procedurile de inventariere adaptate specificului fiecarei societati (in functie de marime, activitate, numarul de gstiuni etc.) si o aproba;

-         Administratorul decide in scris comisia/iile de inventariere pentru fiecare gestiune in parte si pentru intreaga societate, stabilind presedintii comisiilor si membrii acestora, dupa caz, in functie de marimea societatii si complexitate.

-         Tot prin decizie se stabileste durata/ perioada inventarierii, intervalul orar de desfasurare si masurile de siguranta ce se vor lua in acest sens.

** In cazul unui numar redus de salariati inventarierea se poate realiza de o singura comisie sau de administratorul insusi, care va avea atributiile comisiei de inventariere.

** De asemenea, activitatea de inventariere poate sa fie externalizata pe baza de contract de prestari servicii.

Nota* din comisia de inventariere nu poate face parte gestionarul gestiunii respective sau casierul si nici contabilul care se ocupa de gestiunea respectiva.

2.     Declaratiile gestionarului/lor/administratorului: inainte de inceperea procedurii de inventariere responsabilul cu gestiunea/ gestionarul va da o declaratie in fata comiei de inventariere numite.

3.     Elemente supuse inventarierii-scurta descriere (comparatia se face cu evidenta contabila- punerea de acord a situatiei de fapt cu ecidenta scriptica):

-         Capitalul social sau detineri la alte societati (situatia de fapt: se obtine certificat constatator de la registrul comertului)

-         Stocuri aflate la societate: mijloace fixe, marfuri, obiecte de inventar, obiecte de inventar date in folosinte, materii prime si materiale etc. (situatia de fapt: liste de inventariere, pe baza de cantarire, numarare etc.);

-         Stocuri aflate la terti: materii prime, materiale, marfuri, bunuri date cu chirie (liste de inventar semnate de terti);

-         Stocuri primite de la terti (situatia de fapt liste de inventar sau titluri);

-         In cazul terenurilor: documentele legale de detinere;

-         In cazul lucrarilor/serviciilor/ bunurilor in curs de executie: pe baza situatiilor de lucrari/devizelor partiale/ fluxului tehnologic- raport de productie,

-         Bunuri aflate la salariati: echipamente, scule, utilaje se evidentiaza in liste de inventar separate;

-         Disponibilitati in banca: in baza extraselor de banca la 31.12.2019, pentru fiecare banca, moneda si cont in parte,

-         Disponibilitatile in casierie: pe baza de monetar;

-         Alte creante si datorii: creante de incasat de la clienti, sume de plata catre furnizori, asociati, credite etc (extrase de confirmare de sold care se transmit acestora in vederea confirmarii, fisa analitica pe platitor, pentru platile la bugetul de stat si fondurile speciale etc).

4.     Listele de inventariere: situatia de fapt se consemneaza in liste de inventariere semnate de comisia de inventariere si de gestionarul/responabilul cu gestiunea inventariata;

5.     Stabilirea si consemnarea diferentelor: se compara rezultatele obtinute in urma inventarierii, consemnate ca mai sus cu evidenta tehnico-operativa si evidenta contabila, se stabilesc diferentele si se intocmeste Procesul verbal privind rezultatele inventarierii.

In urma inventarierii se pot constata bunuri lipsa sau in plus, degradate, cu miscare lenta, neevidentiate in contabilitate. In acest caz se vor consemna in Procesul verbal aceste diferente si se vor propune masuri (de exemplu casarea bunurilor degradate, caz in care o comisie speciala va intocmi un Proces verbal de casare).

6.     Comunicarea rezultatelor si propunerilor in urma inventarierii:

-         Rezultatele inventarierii si propunerile comiei de inventariere se comunica administratorului in vederea aprobarii;

-         In termen de 7 zile de la data aprobarii de catre administrator, rezultatele se comunica departamentului financiar - contabil/ societatii de contabilitate in vederea consemnarii in evidenta contabila/ scriptica a eventualelor diferente rezultate.

7.     Dosar privind inventarierea anuala- dosarul privind inventarierea anuala trebuie sa contina:

i.                   Decizia de inventariere;

ii.                 Declaratiile gestionarilor;

iii.               Listele de inventariere, extrase de cont, monetar etc;

iv.               Procesele verbale de inventariere, casare, stabilire de diferente- aprobate;

v.                 Propunerea comisiei de inventariere;

vi.               Centralizarea rezultatelor inventarierii.

·         Se arhiveaza la societate si, la cererea oricarei persoane interesate, trebuie prezentat. Se pastreaza pe durata pentru care se pastreaza si documentele financiar- contabile aferente exercitiului financiar pentru care s-a efectuat inventarierea.

Aceasta informare este o selectie de elemente legislative si nu constituie consiliere profesionala, avand caracter pur informativ.